Freitag, 23. Februar 2018

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Elektronisches Rechnungswesen erleichtert die Arbeit

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Verwaltung setzt auf modernes Dokumentenmanagement

Wer als Privatperson etwas bestellt, erhält heutzutage oft genug seine Rechnung lediglich per E-Mail. Das elektronische Rechnungswesen hat nun auch Einzug bei der Stadtverwaltung Neuwied gehalten. Und das deutlich früher als es der Gesetzgeber vorschreibt.

Optimierte Arbeitsabläufe oder neudeutsch „Workflow“  - darum geht es längst nicht mehr nur in der Wirtschaft, sondern auch in modernen Verwaltungen. In der  Neuwieder Stadtverwaltung werden seit Anfang des Jahres eingehende Rechnungen nur noch elektronisch verarbeitet. Das müssen in Zukunft zwar alle Verwaltungen, doch die Neuwieder haben sich deutlich vor der Frist, die das Land vorgegeben hat, dazu entschieden. Vor allem, um frühzeitig Erfahrungen zu sammeln, wie Nathalie Schneider vom Fachbereich Organisation meint. Sie hatte die Leitung einer Projektgruppe inne, zu der Vertreter aus den Bereichen EDV, Stadtkämmerei, Organisation und Rechnungsprüfungsamt gehörten. Dieses Team begann im Herbst mit den Vorbereitungen und führte Ende 2017 flächendeckende Tests ein; der „Echtbetrieb“ läuft seit Kurzem. „Für ein Projekt dieser Größenordnung ein durchaus enges Zeitfenster“, kommentiert Gerhard Wingender, Leiter der EDV-Abteilung.

Das neue System, der „elektronische Rechnungsworkflow“, bringt viele Vorteile: „Was entfällt, ist das zeitraubende Freigeben von Rechnungen per Umlaufmappe und Excel-Listen“, berichtet Schneider. Stattdessen sammelt künftig die Poststelle alle eingehenden Rechnungen und leitet sie weiter an die zentrale Buchhaltung. Die Sachbearbeiter scannen die Rechnungen, erfassen Rechnungsnummer, Belegdaten und Absender, dessen Bankdaten wiederum automatisch eingelesen werden, kontieren soweit wie möglich vor und senden die Rechnung dann per Mail zur definitiven Überprüfung und Bearbeitung an die Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung.

Hat der Mitarbeiter deren sachliche und rechnerische Sicherheit bestätigt – dies geschieht durch das Setzen eines entsprechenden Häkchens -, leitet er die Rechnung zurück in die Buchhaltung, von wo aus sie nach erneuter Prüfung an den „Anordnungsbefugten“ der Abteilung geht. Der schließt den Vorgang ab und übergibt die Rechnung an das Finanzsystem. „Das elektronische Weiterleiten und

Freizeichnen der Rechnungen sorgen für Zeitersparnis und bessere Übersichtlichkeit“, unterstreicht Schneider.

Und es kommt noch mehr hinzu: Großlieferanten sind inzwischen dazu übergegangen, für das Versenden von Papierrechnungen eine Gebühr zu verlangen. Diese Kosten kann die Verwaltung nun schon mal sparen. Laut Wingender sollen Lieferanten zum elektronischen Rechnungsversand animiert werden. „So können wir dazu beitragen, dass deren Kosten sinken“, unterstreicht EDV-Abteilungsleiter Wingender.

Auch der nächste Schritt ist schon geplant - und der betrifft die elektronische Ausgangsrechnung.